Пять мифов событийного кейтеринга на открытых площадках

«Успех мероприятия зависит от трех составляющих — сервиса, кухни и климата».

Алексей Лаукарт, генеральный директор ООО «Родер»

У мероприятий на открытых площадках масса достоинств: возможность свободного перемещения гостей по открытому пространству, реализация самых разных развлекательных программ, практически неограниченное количество участников. Именно поэтому свадебные банкеты, тимбилдинги, городские развлекательные мероприятия — неизменнопопулярные форматы событийного кейтеринга на открытых площадках.

При всех этих очевидных преимуществах организаторы часто сталкиваются с целым рядом проблем, которые осложняют проведение мероприятий подобного формата.

Мы постарались разобраться, существуют ли эти проблемы в действительности и как они решаются на примерах отдельных проектов.

Миф 1. Ограничения в выборе площадки

Выбрав открытую площадку для своего мероприятия, вы можете быть уверены — гостям не придется тесниться в ресторане или банкетном зале. К тому же, не будучи ограничены четырьмя стенами и высотой потолка, вы вольны оформить мероприятие так, как захотите. При этом в качестве площадки может использоваться любая свободная территория: парк или усадьба, стадион, набережная, участок лесного массива, палуба теплохода и даже такие неординарные места, как крыши зданий, парковки перед офисом.

Для организации банкета, фуршета или барбекю на любых открытых площадках традиционно используются быстровозводимые тентовые конструкции. Благодаря разнообразию форм и размеров они прекрасно вписываются в любой ландшафт. Провести праздник в шатре или павильоне можно даже в парковой зоне, так как временные тентовые конструкции не наносят вреда окружающей среде, а после их демонтажа не остается мусора и грязи.

Покрытие площадки не имеет решающего значения, поскольку использование тентовых конструкций предполагает различные варианты крепления. Это позволяет не беспокоиться о повреждении исторической брусчатки, тротуарной плитки или камня.

В случае со сложным ландшафтом в дополнение к основному шатру можно использовать отдельно стоящие конструкции, размещая в них технические помещения, гримерные и гардеробные.

Миф 2. Капризы природы угрожают успеху мероприятия

Тенты и шатры — идеальный вариант обезопасить гостей от капризов погоды. Качественные тентовые павильоны позволяют проводить мероприятия на открытом воздухе в любой сезон и при любой погоде.

Конструкции из анодированного алюминия и прочного тентового материала не раз подтверждали свою надежность и при шквалистом ветре, и при минусовых температурах.

На случай дождя предусматривают водосточные системы:отливы для кровли, оконные, цокольные отливы, которые препятствуют проникновению дождевой воды внутрь помещения. Предотвратить скопление снега в зимних условиях  позволяют тентовые конструкции с термокровлей. Зимой экономить на отоплении можно, установив павильон с термостенами.

Для создания комфортного микроклимата внутри шатров и павильонов используется различное инженерное и климатическое оборудование: электрогенераторы, термопушки, кондиционеры и др.

Летом самым бюджетным вариантом будет организация естественной циркуляции воздуха за счет использования навесов или частично открытых павильонов. Но, при этом необходимо учитывать внезапные изменения погоды, особенно в переходные периоды, когда, например, теплый день бабьего лета омрачает пронизывающий ветер с дождем. Особенно нужно помнить об этом тогда, когда мероприятие ориентировано на VIP-персон.

Важно отметить, что для шатра одной и той же площади стоимость технического оснащения может различаться в разы, поэтому разработку инженерного проекта лучше поручить квалифицированному подрядчику.

Миф 3. Всем угодить невозможно

Шведский стол или банкет, коктейль-бар или чайный домик, уютный зал для VIP-персон или общий ресторан, открытая веранда для барбекю или застекленный павильон — как выбрать оптимальный вариант планировки и обслуживания? Тентовые павильоны позволяют зонировать помещения, используя различные варианты разделения пространства: зонирование мебелью,  внутренними перегородками из стекла и сэндвич-панелей, барными стойками, растениями, тканью, шторами и ширмами, другими элементами декора. Разграничить пространство и посетителей можно не только по горизонтали, но и по вертикали, используя двух- и даже трехэтажные конструкции.

Для того чтобы гостям было комфортно и обслуживающему персоналу удобно, необходимо учесть следующие нюансы:

• Павильон можно сделать частично открытым, использовать для беспрепятственного прохода официантов навес или оснастить помещение распашными дверями, комбинируя различные материалы.

• Размеры тентовых конструкций рассчитываются с учетом количества гостей и обслуживающего персонала, наличия и размеров функциональных зон. Практика показывает, что для банкета на 100 гостей требуется шатер площадью 150-180  кв.м. с учетом необходимого свободного пространства для перемещения гостей и обслуживания столов, размещения танцпола и сцены. Для стандартной фуршетной линии (стол 75-80 см шириной) ширина тентовой конструкции должна составлять от 4 до 8 метров. Если фуршетная зона соответствует этим параметрам и закрыта с трех сторон, можно быть уверенным, чтогости и столы с закусками будут надежно защищены от порывов ветра, дождя или палящего солнца. Ширина шатра в 8 -10 м позволит разместить, помимо фуршетной линии, несколько островков с мини-барами и детскими площадками. Барную и коктейльную зоны можно расположить отдельно. Для этой цели прекрасно подходят конусообразные шатры-пагоды шириной от 3 до 10 м.

• Для технических помещений, таких как кухня, зона разгрузки, хозяйственно-бытовые помещения и прочие, существует большой выбор конструкций от 3 до 10 метров шириной.

• Модульные конструкции позволяют объединять несколько тентов в комплексы, что дает возможность использовать дополнительное пространство для размещения гостей и кейтеринга. Отдельные сооружения целесообразно соединить настилами (дорожками) для комфортного передвижения на случай дождя.

• Курительное помещение желательно организовывать в отдельной тентовой конструкции, оснастив принудительной вентиляцией, отопительными приборами и мебелью.

Сократить время и затраты на реализацию проекта позволит разработка 3D модели, которая поможет оптимизировать функциональные зоны, проработать элементы дизайна интерьера и декора.

Миф 4. Кейтеринговое обслуживание в тентах уступает по качеству ресторанному

Банкет предполагает размещение гостей за столами в специально оборудованном помещении. Технологии каркасно-тентовых конструкций в совокупности с инженерным обеспечением позволяют полностью удовлетворить всем требованиям по организации банкетов любого уровня и масштаба.

Павильон для банкета в обязательном порядке комплектуется напольными покрытиями (дерево, кассетные полы) и системой освещения. Зал и зона кейтеринга размещаются в одном павильоне или в разных. В первом случае кейтеринговую зону принято отделять от зала декоративными перегородками.

Для банкетных мероприятий или празднеств, длящихся от 5 часов и более, целесообразна установка кухни. Технологическое оснащение кухни, развертываемой непосредственно на месте мероприятия, предполагает комплектацию как стандартным (конвекционные/индукционные печи, термоплаты, холодильные установки и пр.), так и специальным оборудованием, например кулинарными центрами. Кулинарные центры выполняют массу функций. Это и мойка продуктов, и подъемное устройство для корзин, и залив воды, и тепловая обработка одновременно в нескольких режимах (расстоечная камера, фритюрница, гриль, пароконвектомат). Помимо очевидного, в список технологического оснащения выездной кухни входят банкетные/сервировочные тележки, баки для отходов, посудомоечные машины. Все оборудование устанавливается на систему деревянных или алюминиевых кассетных полов. В соответствии с планом размещения кухонной техники, полы оборудуются сливами, розетками, техническими люками. В зависимости от технологической нагрузки, полы могут усиливаться, утепляться, снабжаться специальным покрытием. Учитывая, что зона кухни оборудуется целым набором технологического оборудования, важно  предусмотреть место для размещения генератора, цистерны с водой и вытяжек.

Масштабы кухни, также как и ресторана в целом, могут быть любыми. Самый большой временный ресторан, построенный в Российской Федерации, был возведен в рамках инфраструктурного обеспечения Всемирной летней Универсиады 2013 года в Казани. Площадь ресторанного комплекса составила 12500 кв.м., включая 9 отдельных кухонных помещений, специализирующихся на различных кухнях мира (азиатская, национальная, европейская кухни, халяль и пр.), помещения для  разгрузки и склада, раздевалки, гардеробы и офисы для персонала, обеденные залы на 3504 места.

Едва ли не самой важной составляющей любого мероприятия являются сантехнические удобства. Летом туалетные зоны можно вынести за пределы шатра в виде отдельных кабинок. Зимой их лучше расположить внутри павильонов, что, в свою очередь, потребует наличия водоснабжения и канализации.

Нельзя также забывать о чистоте и защите окружающей среды. Урны и баки для мусора  — обязательные атрибуты многолюдных мероприятий. Чтобы обеспечить поддержание чистоты в банкетной и фуршетной зонах, рекомендуется устанавливать по 1-2 урны на каждые 50 м. Для мусорных баков и сбора кухонных отходов предусматривается отдельное помещение, которое тоже может быть тентовым.

Миф 5. Дороже, чем в ресторане

Если говорить о бюджетном мероприятии, то организация банкета в шатре будет дороже. Что касается праздников более высокого уровня, здесь все не так очевидно. Опыт показывает, что «высокий уровень» кулинарных предпочтений также можно разделить на ценовые категории, при этом определить верхнюю границу —  невозможно.

Бюджет мероприятия формируется в соответствии с пожеланиями клиента и статусом мероприятия. Существенный важный фактор ценообразования — концепция и программа мероприятия.

Для наглядности приводим примерное распределение затрат на выездной банкет для 70 человек без сцены и танцпола.

В целом бюджет выездного мероприятия в тентовой конструкции состоит из трех примерно сопоставимых друг с другом статей расходов: аренда шатра, собственно банкет и сервис. Важно отметить, что оставить хорошее впечатление о празднике, сэкономив на одной из частей бюджета, не получится. Все три тесно взаимосвязаны — гости не оценят эксклюзивную развлекательную программу под крышей ресторана эконом-класса, не отдадут должное изысканному меню при отсутствии качественного сервиса.

Следует также учесть, что в зависимости от концепции мероприятия затраты на техническое оснащение могут возрасти за счет установки качественной аудио/видео аппаратуры, обеспечения доступа в Интернет, сооружения сцены, специального освещения. Для свадебного банкета, как правило, увеличиваются затраты на оформление и декор.

При организации мероприятий с акцентом на развлекательную программу, значительную часть бюджета могут составлять гонорары артистов.

Таким образом, стоимость мероприятия в целом определяется только исходя из индивидуальных предпочтений, тогда как место проведения не имеет решающего значения в соотношении затрат.

Подводя итоги

Предусмотреть потенциальные сложности и принять во внимание нюансы и тонкости предстоящего события на открытой площадке вполне возможно, и даже необходимо. Сэкономить время и деньги можно, воспользовавшись опытом, наработками и квалификацией опытного технического подрядчика. Как оценить квалификацию подрядчика? Попросите его сделать два варианта оснащения (экономичный и более дорогой) и проанализировать их с точки зрения потребителя.