Событийный кейтеринг или что по вкусу ивенторам. Анна Варшавская, IQ Pro.

Фев 02, 2015 Комментариев: 0 от

Про подводные камни и самые важные моменты в работе с подрядчиком по питанию из собственного опыта и многолетней практики рассказала Анна Варшавская, управляющий директор event-агентства IQ PRO.

Занимаясь организацией мероприятий, не важно, работаете ли Вы на стороне агентства или представляете интересы компании-заказчика, — Вы периодически сталкиваетесь с услугами кейтеринговых компаний. 

Сегодня мне хотелось бы поделиться с Вами некоторыми секретами и правилами, которые выработались у меня на основе почти 20 лет работы в сфере проведения мероприятий.

При выборе подрядчика стоит обратить внимание на несколько ключевых моментов, которые помогут избежать проблем и головной боли на мероприятии. В ходе подготовки Вашего праздника любой из нижеперечисленных факторов может быть решающим и отразиться на организации питания.

Подготовка предложения

Полученное предложение должно стать для Вас первой «лакмусовой» бумажкой, по которой Вы будете оценивать Вашего потенциального партнера по кейтерингу.

Несколько моментов, на которые стоит обратить внимание:

Сезонность меню. Зимой обычно едят больше, чем летом. Летом значительно больше пьют. Салаты популярнее летом, горячее зимой. Не забывайте про погодные условия и специфику площадки, на которой пройдет мероприятие. Для пикника на солнечной поляне не стоит брать салаты на основе майонезных или кремовых заправок. Кроме того, обязательно обратите внимание на специфику приглашенных гостей – что для них будет актуально и интересно, а что стоит отмести из меню. Для больших международных мероприятий может понадобиться несколько разных видов меню, включая вегетарианские или, например, кошерные блюда!

Не много, не мало. Для организатора всегда неприятно видеть, что после банкета или фуршета осталось много еды – похоже, что заказ был сделан неправильно, и мы заплатили больше, чем нужно. Но с другой стороны значительно хуже, если еды не хватило и гости ушли голодными. Как же избежать таких ошибок?

Посчитайте выход еды и напитков на человека! Если Вы проводите банкет, и он будет идти 4-6 часов, то минимум, который нужно заложить на человека — 1,2 кг. Для фуршета на 3-4 часа будет достаточно 700-900 гр.. Если же Вы рассчитываете на большее время, то нужно брать не менее 1 кг, чтобы гости у Вас не остались голодными. Напитки для фуршета закладываются из расчета 1-1,5 литра, на банкеты — 1,5-2 литра (если это достаточно долгий банкет).

Материально-техническая база

В предложении, которое Вы получаете от потенциального партнера, кроме меню обязательно должна быть указана форма официантов, а также их количество для обслуживания каждого стола. Это немаловажный фактор,  особенно, если у Вас есть выделенная VIP-зона. Официанты – это одно из самых слабых  мест  кейтеринга в России работа официантом в кейтеринговой компании — это не очень престижная профессия , в силу того, что она воспринимается, как временная или разовая  занятость (отработал и пошел). В итоге ресторанам выездного обслуживания сложно  гарантировать качество именно в этом звене. В Москве есть только 2-3 кейтеринговые компании, у которых, частично,  есть постоянный штат официантов. Это дает небольшую гарантию стабильности качества, хотя бы в небольших, наиболее важных зонах. Остальные компании обычно пользуются услугами маклеров, занимающихся подбором персонала. В итоге на разных мероприятиях, организуемых разными компаниями, зачастую работают одни и те же люди. В пиковые периоды – например, в декабре, на мероприятиях часто могут работать те, кто делает только первые шаги в этой профессии.

Полученное Вами предложение также должно включать схему расстановки столов. Проверьте сколько официантов будет обслуживать каждый стол. Иногда на мероприятиях случается ситуация, когда официант ушел и долго не возвращается. Это неприятно для гостей и, конечно же, может испортить общее впечатление от праздника. Пытаясь сэкономить расходы на площадку, иногда компании пытаются оптимизировать использование пространства и максимально плотно расставить столы. Эта ошибка, ввиду затруднения логистики,  может привести к неудобству и задержке в обслуживании. Поинтересуйтесь объемом материально технической базы. Компании часто говорят, что они могут обслуживать Ваше количество гостей, но если речь идет о больших мероприятиях, лишь немногие кейтеринги в Москве способны на своей технической базе обслужить 1000-1500 человек. Таких не более 5. Все остальные будут арендовать оборудование и мебель у других компаний. Это может не стать проблемой, и не всегда это страшно, но главное Вы должны быть готовы к этому и знать правду. Так как иногда все-таки может либо пострадать качество, либо разные зоны на площадке будут обставлены по-разному.

Был такой случай,   не смотря на клятвенные обещания подрядчика относительно наличия собственной материально-технической базы из расчета на фактическое количество гостей, а их было, ни много ни мало  2500 персон, по факту на площадку прибыли 3 подрядчика по аренде оборудования. Казалось бы ничего страшного, НО,  оборудование от разных компаний — разный по фактуре текстиль, несочетаемые между собой стекло и приборы  — – это настоящий ад перфекциониста, У разных компаний есть различные  коллекции посуды и стекла. Запросите все варианты, которые компания может предложить на Ваше количество гостей. Для VIP-зоны или частной вечеринки часто можно найти очень интересные, красивые, необычные коллекции.

Обращайте внимание на техническое задание, которое вам присылает подрядчик по питанию. В нем должны быть обязательно обозначены 3 основных пункта: запрос по электричеству, метраж технической зоны, подключение воды. Как показывает практика далеко не на всех площадках легко выполнить все запросы кейтеринга по техническому заданию. Поэтому мы всегда рекомендуем провести трехстороннюю встречу на месте: Вы и/или агентство, отвечающее за проведение мероприятия, представители кейтеринговой компании и площадки. Лучше всего организовать 2 таких встречи – первую как можно раньше, еще на этапе выбора площадки, и вторую уже перед мероприятием, когда будет готов план размещения декораций и всех технических зон. Так, и кейтеринг и Вы будете себя чувствовать более комфортно и сможете спокойно работать.

Тестинг

Опция, которую я бы настоятельно Вам рекомендовала – тестинг. Это абсолютно нормальная практика, поэтому не стесняйтесь запрашивать такую возможность у Ваших подрядчиков. Даже если Вы уверены в этой компании и, например, в прошлом году уже пользовались ее услугами.

К сожалению, повара иногда меняются, и из-за этого может сильно поменяться и вкус блюд. Мы обычно ежегодно меняем подрядчика по кейтерингу именно по этой причине.

Попросите, чтобы на тестинге обязательно присутствовал шеф-повар, который будет готовить на самом мероприятии. Как бы ни был профессионален менеджер, любые изменения по ингредиентам или блюдам ему придется согласовывать с шефом. Общение напрямую позволит Вам сэкономить время и сделать это эффективнее. Если Вам что-то не понравилось, попросите о замене. Это нормально. Лучшие кейтеринги обычно даже делают на тестинг одну-две «запасные» заготовки на такой случай.

На тестинге Вам должны показать накрытие, которое предлагается на мероприятии, продемонстрировать варианты посуды, стекла, формы официантов и оформления столов.

Дегустация, даст Вам четкое представление, о профессионализме подрядчика по питанию, вы сможете сделать выводы исходя из подачи блюд, сервиса и личной коммуникации.

И помните, что все, что Вы утвердили на тестинге, Вам должны повторить на самом мероприятии.

Посмотрите со стороны

Еще одна лакмусовая бумажка при выборе подрядчика – реальное мероприятие. Постарайтесь посетить мероприятие, на котором работает этот подрядчика. Здесь Вам должна быть интересна не только красивая картинка,  не только  как все прекрасно накрыто и как оформлены столы. Обязательно сходите на кухню, посмотрите насколько чисто и аккуратно они работают;  Соблюдаются ли санитарные нормы? Есть ли посторонние запахи? Все ли убрано? Также обратите внимание на уровень персонала, который выезжает на мероприятие. Насколько профессиональны, опрятны и менеджеры и официанты. Это лицо вашего мероприятия. До мероприятия мы всегда проговариваем обязательное наличие у всех официантов медицинских книжек. Если есть возможность, посмотрите на монтаж, подготовку и накрытие столов. Соблюдаются ли нормы санитарии здесь? Многие вещи вам сразу будут понятны.

На моей практике работы с одним из ведущих кейтерингов Москвы, случился прецедент, когда, вроде бы, незамысловатая натирка посуды, сервировка и хранение блюд,  чуть не превратили  мероприятие в санитарно-эпидемиологическую катастрофу — натирка посуды производилось официантами с полным несоблюдением санитарных норм: без перчаток, спецодежды,  дезинфицирующих средств и пр. Вследствие нехватки холодильного оборудования, готовые блюда холодного цеха (сырная тарелка, мясная, морепродукты) несколько часов стояли в технической зоне на шпильках. Чтобы избежать печальных последствий нам пришлось привлечь специальную рабочую группу и обеспечить дополнительный контроль  соблюдения всех норм безопасности.

Технологическая группа

Еще один метод, который может Вам очень помочь – использование технологической группы. Еще в начале своей карьеры как ивент-менеджера, не очень разбираясь во всех тонкостях и  деталях, я выработала для себя такую стратегию — брала себе технологическую группу. И очень  Вам рекомендую! Это не будет стоить безумных денег, но вы будете спать спокойно.

Вам не нужен шеф-повар в этой группе. Два шефа на одной кухне не уживутся. А вот технолог и банкетный менеджер будут полезны.

Полагаясь на собственный опыт, смело могу вас заверить, что технологическая группа четко отследит, чтобы у вас все было по регламенту, чтобы горячее вынесли горячим, а салаты и закупки были свежими и не заветренными, чтобы все было вовремя и тот вес, который должен быть на тарелке соблюдался. Технологическая группа поможет также проследить за баром. Расходы на спиртное зачастую составляют значительную часть бюджета, но часто организаторы сталкиваются с тем, что после мероприятия они не могут забрать остатки алкоголя, а ведь он в отличие от еды не испортится быстро. Причиной этого становится то, что все бутылки оказываются открытыми. Технологическая группа может проследить, чтобы все напитки открывались только по мере необходимости и бармен отчитался по расходу пробками. 

Контрольная закупка

И самый простой способ контроля работы кейтеринга – весы. Перед началом мероприятия проверьте корректность выдачи блюд. Выберите любой стол и любое блюдо на нем. Возьмите простые весы и проверьте, совпадает ли вес, с тем, который был заявлен в подписанном меню. Конечно, Вы не сможете ничего изменить, но сможете предъявить претензии потом. Да и кейтеринг, если будет знать о том, что Вы можете проверить любой стол и любое блюдо, вряд ли решится «играть» с выходом блюд.

Конечно, есть еще масса нюансов, о которых невозможно рассказать в рамках небольшого материала. Но даже если Вы возьмете на вооружение те инструменты, о которых я сегодня рассказала, уверена, что Ваша работа будет спокойнее, приятнее и эффективнее!\

 

Комментарии:

Кирилл Погодин, руководитель проекта CateringConsuting.ru, автор нескольких книг о кейтеринге, учредитель премии «Кейтеринг года».

Анна, говорит о важных вопросах. Рынок кейтеринга в Москве относительно молодой и ряд проблем де факто существуют. Кейтеринги мало внимания уделяют вопросам безопасности, зачастую работают несистемно. Услугу Технологической группы мы называем «Сопровождением мероприятия», она, действительно, довольно востребована заказчиками крупных мероприятий. Такое профессиональное сопровождение, конечно же, может существенно скомпенсировать пробелы в работе подрядчика по питанию. Но, само собой, лучше всего выбрать надежного подрядчика и не выстраивать его работу за него. Именно поэтому мы активно развиваем программу аккредитации профессиональных кейтерингов. В настоящее время в Москве 13 компаний аккредитованных по данной программе, из них 9 компаний-экспертов, то есть выбор достаточно велик. Человеческий фактор в таком бизнесе, как выездное ресторанное обслуживание довольно значим и только стандарты работы помогают достигать постоянства качества услуги. Только очень крупные компании-заказчики проводят более двух масштабных мероприятий в год. Такая частота контактов с кейтерингами не дает достаточно опыта для отработки всех нюансов на собственной практике. Но даже ответы потенциального подрядчика на вопросы заданные из простой логики и здравого смысла дадут базовое понимание профессионализма и опыта собеседника. Также, заказчику порой полезно выслушав рекомендации и объяснения подрядчика по питанию задать вопросы «Зачем?» и «Почему?». Они заставят подрядчика пояснять собственные подходы и аргументировать предложения. Помимо менеджера по работе с клиентами в кейтеринге, заказчику полезно как можно раньше познакомиться с банкетным менеджером. Ведь именно с ним клиент кейтеринга пройдет «огонь, воду и медные трубы». В случае профессиональной компании и правильного менеджера этот опыт будет даже приятным!

Виктория Половникова, генеральный директор ресторана выездного обслуживания Kubrik Catering

Согласно с автором по многим вопросам, это касается сезонности меню, работы официантов, тестинга.

Что же касается выхода блюд в граммах на персону, то тут нельзя одинаково подходить к работе с меню различных форматов. Если мы, например, будем рассматривать фуршет, то предложенные 900гр на персону для мероприятия длительностью 3-4 часа, это порядка 35-45 закусок формата finger-food на одного человека. Согласитесь, многовато? Меню, предложенные кейтерингом для банкетов «русский стол» и гала-ужинов, разумно оценивать по выходу в граммах, а вот меню коктейль-приемов и фуршетов, конечно же, в количестве закусок на персону. Опять же, нельзя при этом не учитывать состав блюд. Если в меню преобладают закуски с большим содержанием углеводов (например, много мучных изделий) то выход может быть существенно ниже, чем, скажем, в так популярном сейчас fresh-меню. 

А по поводу пищевой безопасности могу лишь сказать что все зависит от конкретного оператора. Работа нашей компании выстраивалась именно с вопросов безопасности, так как основной бизнес наших акционеров — медицинский. В Kubrik Catering очень трепетно относятся к соблюдению норм и правил работы в общепите. А о существовании приборов, которые мы используем на кухне для обеспечения пищевой безопасности на всех этапах работы с продуктом, многие кейтеринги даже не догадываются)

Относительно, привлечения так называемой «технологической группы» или эксперта по «сопровождению мероприятий» — это довольно неоднозначный вопрос. Это точно станет дополнительными затратами для заказчика и подрядчика, и, наверное, гораздо проще выбрать подрядчика, проверенного сотрудничеством или рекомендованного вашими партнерами. Если же заказчик хочет работать с новым для себя рестораном выездного обслуживания, разумнее, конечно же, выбрать подрядчика, аккредитованного по программе CATERING PROFESSIONAL. У программы достаточно высокие требования к операторам, а новичок рынка ее вообще получить не может.

Каждый заказчик должен понимать, что у кейтеринговых компаний, которые не экономят на сырье, персонале, условиях транспортировки и вопросах безопасности цены не могут быть такими же, как у «компаний-однодневок». Новички рынка, часто предлагают свои услуги на порядок дешевле, обещая при этом, конечно же, все на высшем уровне, как правильно заметила Анна, но по факту непрофессиональные компании не могут обеспечить достойный уровень услуги и профессионализм обслуживания.

Было бы справедливо отметить, что уровень кейтерингов растет с каждым годом, услуга оказывается все более качественно и профессионально. Сотрудники и руководители компаний получили прекрасную возможность стажироваться и получать знания практически на всех континентах мира. И я абсолютно уверена, что не за горами время золотого рассвета кейтеринговых компаний и качественных услуг выездного ресторанного обслуживания мероприятий!

 

———————————-

Ке́йтеринг (англ. Catering от cater— «поставлять провизию»)— отрасль общественного питания, связанная с оказанием услуг на удалённых точках, включающая все предприятия и службы, оказывающие подрядные услуги по организации питания сотрудников компаний и частных лиц в помещении и на выездном обслуживании, а также осуществляющих обслуживание мероприятий различного назначения и розничную продажу готовой кулинарной продукции. На практике под кейтерингом подразумевается не только приготовление пищи и доставка, но и обслуживание, сервировка, оформление и тому подобные услуги. Отцом-основателем или изобретателем этого явления можно назвать Франсуа Вателя – гениального французского повара, который одним из первых начал совмещать угощение с развлекательной программой, а также придумал, как принимать гостей не в стенах замка, а в полях и на лужайках.

 

Франсуа́ Вате́ль — французский метрдотель швейцарского происхождения, живший в 17 веке во Франции, на службе у Николя Фуке, затем у принца Конде; покончил самоубийством из-за опасения, что к столу приглашённых принцем Конде именитых гостей в Шантийи не поспеет свежая морская рыба. Его имя сделалось полунарицательным для обозначения поваров из любви к искусству.

Источник: Википедия

————————————

Фотографии  предоставлены компанией «KubrikCatering».

Автор: 

Кейтеринг

Об авторе

Пользователь скромно умолчал о себе
Нет откликов на “Событийный кейтеринг или что по вкусу ивенторам. Анна Варшавская, IQ Pro.”

Оставить отклик