Кейтеринг в масштабе

Окт 16, 2011 Комментариев: 0 от

Поводов для того, чтобы привлечь кейтеринг, а не спланировать мероприятие в ресторане, может быть много. Но иногда другой возможности, кроме как использовать ресторан выездного обслуживания, просто нет. Например, в случае действительно масштабных мероприятий. Если для мероприятия на триста-пятьсот персон ресторан найти сложно, то для трех-пяти тысяч гостей таких вариантов просто нет. О том, как кейтеринг справляется со сверхсложными задачами обслуживания масштабных мероприятий, мы пообщались с управляющим партнером, генеральным директором «Улей Кейтеринг» и FlyFusion Анатолием ПЫРИКОВЫМ.

— Если говорить о кейтеринге в таком мегаполисе, как Москва, что можно считать действительно масштабным мероприятием? Есть ли какая-то планка по численности гостей мероприятия, после превышения которой вся работа становится принципиально более сложной задачей? Из-за чего это происходит?

— Проанализировав поступающие к нам заявки на выездное обслуживание, можно говорить, что для Москвы нижнюю планку по-настоящему масштабного мероприятия можно обозначить в следующих цифрах: 3500 человек при организации мероприятия с рассадкой и в 6000 человек при организации фуршета, не предполагающего рассадки гостей. В большинстве подобных случаев речь, безусловно, идет о проведении корпоративных праздников крупных компаний различных отраслей. И если заявок на организацию корпоративного праздника для 1500-2000 сотрудников поступает достаточно много (причем не только в декабре, но и в течение всего года), то действительно крупные проекты проводятся значительно реже. Насколько мне известно, на сегодняшний день рекордным не только для Москвы, но и всей России, стал банкет для 11 000 человек, организованный для сотрудников крупного российского банка. Однако, на мой взгляд, наибольшие трудности в организации крупных проектов и всевозможные дополнительные нюансы возникают в первую очередь тогда, когда речь идет о проведении международных, знаковых событий. Исходя из опыта «Улей Кейтеринг», в качестве примера могу привести Чемпионат мира по хоккею IIHC в 2007 году, финал Кубка УЕФА – в 2008, «Евровидение» — в 2009 году и, конечно же, ежегодные Венские балы, число гостей которых растет из года в год. Масштабные мероприятия отличаются высоким уровнем ответственности, большим количеством субподрядчиков, партнеров и спонсоров, координирующим элементом для которых выступает кейтеринг и бесконечным появлением все новых и новых нюансов в самый последний момент. Дополнительно отмечу, что время подготовки к крупному выездному мероприятию играет не последнюю роль. Пожалуй, каждый, кто так или иначе связан с организацией выездного ресторанного обслуживания, согласится с тем, что между банкетом, скажем, на 1800 персон и банкетом на 2150 человек существует колоссальная разница, а особенно в ситуации, когда клиент принимает решение об увеличении количества приглашенных всего за пару дней до мероприятия! Кроме того, подобные проекты зачастую скрывают внутри себя несколько концептуальных идей, различные виды кухни и стили подачи, меняющиеся декорации стола… Все эти особенности существенно осложняют процесс подготовки и проведения.

— Такого масштаба мероприятия – это, в основном, банкеты?

— Я бы не стал разделять масштабные мероприятия по типу их организации – все зависит от общего видения и задач, стоящих перед клиентом.

— Как изменяется процесс подготовки к обслуживанию мероприятия, если оно действительно масштабное?

— При проведении действительно масштабных мероприятий фактор наличия достаточного времени на подготовку имеет ключевое значение. Для любой кейтеринг-компании крайне важно максимально раннее подтверждение меню и места проведения ивента. И это легко объяснить. Выбор банкетной площадки помогает нашим менеджерам отдела проведения учесть все ее технические возможности — максимальные мощности для подключения оборудования, удаленность от производственной базы, наличие технической зоны для организации «полевой» кухни. Определенность по блюдам меню играет особо значимую роль для произведения своевременных закупок необходимых продуктов, что особо актуально в традиционные для кейтеринга сезоны высокой загрузки – летом и зимой, в декабре.

— Масштабное мероприятие подразумевает работу большого количества персонала. Сколько фрилансеров может быть задействовано единовременно и какие функции они выполняют?

— У большинства компаний уровня «luxury» есть постоянный штат официантов и поваров. Это люди, прошедшие строгий отбор, нередко владеющие иностранными языками и постоянно посещающие определенные тренинги и семинары с тем, чтобы повышать свою квалификацию. В случае масштабных проектов, когда постоянных официантов, поваров и даже банкетных менеджеров не хватает, нанимается дополнительный персонал. В «Улей Кейтеринг» мы стремимся к тому, чтобы и это были проверенные люди. Ведь чем требовательнее ваш клиент, тем строже вы подходите к персоналу. Важным становится то, чтобы и официанты, и менеджеры не просто умели общаться с высокопоставленными гостями, но могли предугадывать их желания. Важно, чтобы они досконально знали сферу, в которой работают, владели иностранными языками, умели выходить из сложных, непредвиденных ситуаций, которые в нашем бизнесе происходят довольно часто. На масштабный проект может быть привлечено до 500 фрилансеров, которым чаще отводится технический фронт работ. При взаимодействии с ними работающие на постоянной основе сотрудники выполняют обучающе-контролирующие функции: проводят вводные инструктажи по предлагаемому меню – названиям и составу блюд и напитков, по стандартам обслуживания, установленным в компании.

— Как банкетный менеджер справляется с управлением таким количеством подчиненных, и как можно обеспечить управляемость всего процесса?

— У нас в компании была внедрена четко структурированная иерархическая система организации процессов логистики и проведения мероприятия, за счет которой обеспечивается управляемость всех процессов. Данная система нашла свое прямое отражение в следующих аспектах. Во-первых, мы стремимся к разработке и последующему внедрению четко спланированного, продуманного до мелочей сценария проведения мероприятия, что и обеспечивает, на мой взгляд, до 90% успеха. Во-вторых, в «Улей Кейтеринг» практикуется узкая специализация действий каждого сотрудника, работающего на масштабном мероприятии — то есть никогда один человек не отвечает за все сразу. Помимо распределения функций и зон ответственности между сотрудниками, мы также сегментируем их по временному показателю. В тот момент, когда все функции, закрепленные за определенным сотрудником, полностью выполнены, он приступает к следующему комплексу действий в соответствии с заранее спланированным графиком. В-третьих, на действительно масштабные мероприятия мы привлекаем персонал извне, который также делится на узкопрофильные сегменты. Между привлеченными извне фрилансерами и работающими на постоянной основе банкетными менеджерами всегда есть средние, промежуточные ниши, особая прослойка, которой делегируются узкопрофильные задачи, направленные, в первую очередь, на облегчение и улучшение коммуникации между всеми слоями привлекаемого персонала. Кроме того, время от времени мы также практикуем внедрение средств радиосвязи.

— Помимо персонала, какие сферы требуют особого внимания в обслуживании масштабных мероприятий?

— В первую очередь – это логистика, которая является краеугольным камнем для любого выездного мероприятия, вне зависимости от его масштабов. Дополнительно я могу выделить сферу закупок. Отмечу, что кейтеринг – это самый динамичный бизнес из всех направлений ресторанной индустрии. Ведь даже при отработанной технологии и четко выстроенной логистике мелкие сбои могут случиться практически всегда. Транспорт может сломаться на половине пути и приходится доставлять замену и производить перегрузку оборудования и еды прямо на дороге; часть наемного временного персонала может не выйти на мероприятие и в аварийном режиме приходится искать замену; на банкетной площадке могут отключить свет, поэтому мы всегда имеем резервный генератор тока; может неожиданно пойти дождь — и во время мероприятия приходится перегруппировывать пространство силами персонала, задействованного в обслуживании клиентов. И так далее. Поэтому крайне важным в нашей сфере деятельности всегда было и остается умение оперативно реагировать на любые возникающие нюансы.

— Что касается порционной подачи блюд на масштабных банкетах – как организуется процесс и обеспечивается оперативность?

— Для оперативной подачи порционных блюд на масштабных банкетах помогают следующие факторы и принципы организации работы:

а) продуманное планирование организации технических зон и размещения кухонь с целью «разведения» потоков официантов;

б) разбивка кухонь по периметру площадки (хочется отметить, что чаще всего это не относится к сегментированию холодного и горячего цехов, речь идет о дроблении одного горячего цеха на несколько отдельных, расположенных по периметру места проведения);

в) смешение стилей сервиса и подачи (например, русской и французской подач).

Однако мне хотелось бы обратить особое внимание на масштабные мероприятия со строгим сжатым регламентом, как, например, ежегодные Венские балы, проводимые нами. При наличии фактора ограниченности во времени фактически отсутствует возможность опроса гостей, например, относительно пожеланий по выбору горячего блюда. В данном случае важнейшее значение приобретает фактор грамотного составления меню и подачи блюд. Например, на Венских балах мы часто используем технику смешения нескольких блюд в рамках одной подачи. Это может быть трио холодных закусок, десертов или даже основных блюд!

— Как часто кейтеринг технически может обслуживать такие мероприятия с сохранением уровня сервиса по всем ключевым моментам?

— Хочу в очередной раз подчеркнуть ставшую уже прописной истину: кейтеринг – это направление бизнеса с ярко выраженной сезонностью, в чем и заключается его главное отличие от ресторанного. Самое «жаркое» время для нас — это месяц до и после Нового года, когда проходит большинство корпоративных праздников, и, конечно же, лето и начало осени – время свадеб и загородных торжеств. В эти периоды экстремально высокой загрузки мы всегда очень тщательно подходим к вопросу масштабных мероприятий — иногда вынуждены отказывать в проведении крупных проектов в целях сохранения уровня предлагаемых услуг, а, следовательно, собственной репутации и хороших взаимоотношений с клиентом. В данном случае на первом месте оказывается именно репутация компании, а не коммерческая прибыль.

Фото предоставлены компанией «Улей Кейтеринг»

Материал подготовлен при содействии CateringConsulting.ru

Автор: Журнал «Праздник», №9/2011

Сайт автора: www.CateringConsulting.ru
Есть мнение, Кейтеринг, Публикации

Об авторе

Пользователь скромно умолчал о себе
Нет откликов на “Кейтеринг в масштабе”

Оставить отклик