Сезон деловых мероприятий
Период с осени по весну – традиционная пора деловых активностей с недолгим перерывом в декабре, когда все заняты подготовкой развлекательных новогодних мероприятий. В Москве, как и в других городах России, есть множество ресторанов и банкетных залов, но не так много площадок, серьезно специализирующихся на проведении именно деловых мероприятий. Безусловно, в организации и проведении деловых и официальных мероприятий есть свои нюансы и специфика. О том, что важно в проведении подобных мероприятий Кирилл Погодин, руководитель CateringConsulting.ru специально для журнала «Праздник» взял интервью у Управляющей FBR-Hall Татьяны Бушковой.
– Как давно работает ваше заведение?
– Осенью 2009 года в FBR-Hall состоялась шестая профессиональная конференция Special Events «Новая реальность event-бизнеса», организатором которой выступила компания Eventum Premo, а представители крупных компаний обменивались опытом, обсуждали тенденции и перспективы event-рынка, концепции и тренды сезона 2010. С этого момента FBR-Hall работает как площадка для проведения, в основном, закрытых мероприятий, таких как конференции, презентации, семинары, форумы, корпоративные праздники, клубные вечеринки, фэшн-показы, частные праздники.
– Какова вместимость площадки?
– Максимальное количество посадочных мест при проведении банкета – 350, на мероприятиях, не требующих рассадки всех гостей, мы можем принять до 700 персон.
– На проведении каких мероприятий вы специализируетесь, находясь в комплексе «Москва-Сити»?
– По уже сложившейся практике площадка имеет довольно большую популярность именно у организаторов презентаций, фэшн-показов, а также семинаров и конференций.
– Кроме вашего месторасположения, что-то еще спровоцировало акцент именно на деловых мероприятиях?
– Акцент на деловых мероприятиях фактически сделан не нами, а рынком. Дело в том, что площадка очень удобна для проведения как раз мероприятий, требующих визуального сопровождения (в том числе брендирования) и зонирования, когда на одной площадке есть разные зоны: для деловой части, для кофе-брейка и ланча, для развлекательного блока, а также мягкая зона, которую можно использовать как лаунж-пространство или как выделенную территорию для курения.
Очень часто деловые мероприятия (чаще всего – конференции для дилеров компании) сопровождаются показом нового оборудования, новых коллекций и пр. На нашей площадке есть, пожалуй, все возможности для реализации показов и презентаций: технические ворота дают возможность размещения автомобиля и других крупногабаритных предметов, сцену можно трансформировать в подиум, по периметру стен можно разместить фотографии, а на плазменные экраны, расположенные на всех уровнях площадки, можно запустить рекламный ролик или любой другой видео-контент. И все это очень удобно как раз для деловых мероприятий.
– Какие именно деловые мероприятия у вас проводятся?
– Это в первую очередь самые разнообразные презентации, фэшн-показы, семинары, форумы и конференции.
– Как решаются вопросы звукоизоляции, конфиденциальности и безопасности для таких мероприятий?
– Поскольку площадка работает по принципу одно мероприятие – один заказчик в единицу времени, то обязательно иметь собственную службу безопасности – в нашем случае, помимо службы безопасности, по всему внешнему периметру ДЦ «Северная Башня» круглосуточно ведется видеонаблюдение. А вопросы звукоизоляции решаются мобильными звукопоглощающими перегородками, по нашей практике – это самый удобный и практичный вариант.
– Как, на ваш взгляд, должны быть организованы официальная и неформальная части программы мероприятия?
– Поскольку наша компания не занимается непосредственно организацией мероприятий, то на этот вопрос ответить достаточно сложно. Думаю, все зависит от целей и задач, которые ставят перед собой инициаторы мероприятия. И на практике нельзя сказать, что есть какие-то общие правила, как спланировать официальную и неформальную части мероприятия.
– А в том, что касается обслуживания едой и напитками, с вашей точки зрения, для деловых мероприятий все так же, как и для праздничных, либо есть какие-то особенности?
– Если говорить о формате обслуживания, то, как правило, это коктейль или буфет. Так как деловая часть мероприятия связана с концентрацией внимания, логично, что участники перемещаются из одной зоны в другую, тем самым используя перерыв не только для приема пищи, но и для отдыха. Чаще всего, если мероприятие проходит в течение всего дня, мы рекомендуем следующую схему организации питания участников делового мероприятия.
- Сбор участников: приветственный кофе/чай с печеньем, сухофруктами и орехами.
- Первый перерыв через 2 часа после начала мероприятия: перерыв на кофе-брейк с легкими горячими закусками или выпечкой и фруктами.
- Второй перерыв через 2 часа после окончания перерыва на кофе-брейк: ланч.
- Третий перерыв через 2-2,5 часа после окончания перерыва на ланч: заключительный чай/кофе (если регламентом мероприятия не предусмотрен развлекательный блок) или аперитив перед началом неофициальной части программы.
Что касается содержания меню, то на деловые мероприятия мы рекомендуем заказчикам более «легкие» варианты блюд.
– Есть ли какая-то специфика в работе персонала площадки и что должно быть предусмотрено?
– Я бы сказала, что с персоналом все, по большому счету, как обычно. Основная специфика лишь в том, что на деловых мероприятиях, как нигде, особенно нужна бесшумная работа персонала. Это вполне решаемая задача, которая становится практически стандартным требованием к работе персонала площадки.
– Известно, что именно на деловых и официальных мероприятиях в перерывах для приема пищи нагрузка на персонал становится пиковой. На продолжительных фуршетах и банкетах это, конечно же, не чувствуется так остро. Как вы справляетесь, скажем, с особенно большим количеством грязной посуды?
– По поводу грязной посуды. Безусловно, важны организованные зоны сбора грязной посуды. Также в силу того, что каждое мероприятие по-своему уникально, мы считаем, что схема обслуживания должна быть разработана для мероприятия индивидуально и отвечать всем задачам отдельно взятого события. Количество персонала, безусловно, не может рассчитываться из среднестатистических показателей, всегда необходимо учитывать и временной план мероприятия, и формат обслуживания. Для самых пиковых нагрузок мы оптимизируем сбор грязной посуды за счет увеличения количества персонала, использования большого количества точек сбора посуды.
– Какие составляющие комплексного предложения от площадки для деловых мероприятий заказчику стоило бы ожидать?
– Мы, как правило, предлагаем конференц-пакет, который рассчитывается на одного участника и включает все, что необходимо от площадки для проведения делового мероприятия – аренда оборудования, питание, обслуживание, флипчарт, канцелярские принадлежности и т.д. Кажется, что большинству заказчиков очень удобно получить именно комплекс услуг, не беспокоясь о том, что какая-то составляющая может быть забыта или не предусмотрена.
– Каковы ваши отношения с event-агентствами при проведении деловых мероприятий?
– Отношения с event-агентствами у нас взаимовыгодные в области финансовой и всегда комфортные как в период подготовки, так и в период проведения мероприятия. Это, можно сказать, наш особый приоритет.
– Раз уж мы говорили про сезон от осени и до весны, то скажите, пожалуйста, какие колебания деловой активности вы бы отметили?
– Конечно же, самые востребованные месяцы для деловых мероприятий – это как раз октябрь, ноябрь, первая декада декабря, февраль, март и апрель.
Справка о площадке FBR-HALL
First Business Restaurant (FBR-HALL) – новая площадка для проведения мероприятий в ММДЦ «Москва-Сити», активно развивающемся деловом районе столицы, где сосредоточены офисы крупнейших международных и российских компаний. Необычная планировка и стильный дизайн, качественная инфраструктура и удобное месторасположение, современное техническое и звуковое оборудование позволяют проводить мероприятия различного уровня. Отдельный вход, отсутствие контрольно-пропускной системы и наличие удобной погрузочно-разгрузочной площадки являются дополнительными преимуществами FBR-HALL. В меню ресторана FBR-HALL представлена европейская кухня с элементами фьюжн. FBR-HALL – единственная в «Москва-Сити» профильная event-площадка.
Общая площадь – 1200 кв. м, вместимость – до 700 чел. для фуршета и до 350 чел. для банкета. Первый этаж – 120 посадочных мест, второй этаж – 230 посадочных мест.
Журнал “Праздник”, №11 / 2010
