Сезон делового кейтеринга
Конец зимы и начало весны — это традиционное открытие сезона бизнес- мероприятий. О том, с чем рестораны и кейтеринг сталкиваются в обслуживании таких событий и какова их специфика мы поговорили сКудрявцевой Еленой Николаевной, директором ресторанного комплекса ВЕГА.
Как давно Вы стали развивать службу кейтеринга?
Туристский Гостиничный Комплекс “Вега” – один из комплексов крупнейшего в Европе Туристского гостиничного холдинга “Измайлово”, занесенного в “Книгу рекордов Гиннеса”. Комплекс был построен к XXII Олимпийским Играм 1980 года, а в 2007 году гостиница была полностью реконструирована. Летом 2011 года мы вступили во всемирную гостиничную сеть Best Western и ресторанный комплекс ВЕГА при аттестации получил высокий балл. Служба кейтеринга появилась примерно год назад, нас к этому подтолкнуло, то, что возникла проблема нехватки площадей для проведения корпоративных и частных мероприятий. Мы напрямую зависим от наполняемости гостиницы и в случае больших заездов приходилось отказывать заказчикам в проведении мероприятия непосредственно на площадке – по большей части, поскольку организация обслуживания базируется на «обслуживании шведского стола».
На сегодня какую долю проводимых мероприятий Вы обслуживаете в выездном формате?
Процент выездного обслуживания составляет около 35-40 %.Надо отметить, что наша основная деятельность все таки связана с локальным проведением мероприятий, т.е. мероприятий на нашей территории, поэтому процентное соотношение выездных мероприятий не так велико. В декабре в основном проходили новогодние вечера, как корпоративные, так и частные, для детских елок мы разработали специальное меню
Какого рода мероприятия больше всего приходится обслуживать в конце зимы и начале весны?
Конец зимы, это, безусловно, фуршеты, банкеты, офисные коктейли. Январь и февраль считаются наименее активными месяцами, а потом начинается деятельность в области выездного обслуживания бизнес-мероприятий – это выставки, презентации, конференции, семинары, форумы. Поэтому необходимость в нас возрастает. Фуршеты, кофе-брейки, праздничные ужины и т.д.
Это по большей части небольшие мероприятия или, напротив, масштабные проекты?
На данный момент категорию проводимых нами мероприятияй, можно назвать средней – количество людей чаще всего не превышает 300 человек.
В чем специфика обслуживания таких мероприятий?
Деловые мероприятия подразумевают ограниченный временной формат, экономию времени. Для различных семинаров, форумов и тренингов требуются разные виды обслуживания – это и кофе-брейки, и обеды, и даже праздничные ужины. На первый взгляд, кажется, что нет ничего сложного обслужить обычный банкет, фуршет, кофе-брейк, но если питание на мероприятии не удалось, деловые и профессиональные впечатления от события тоже будут смазаны. Перефразируя известный афоризм, путь к сердцу коллег и деловых партнеров тоже лежит через желудок. Не хватило еды (самый досадный и элементарный прокол)? Не учли вкусы вегетарианцев и постящихся? Посадили рядом на торжественном гала-ужине «заклятых друзей»? Такое бывает и только профессиональный ресторатор, банкетный или кейтеринг-менеджер может дать верные рекомендации, которые помогут сделать событие более ярким, четко организованным и запоминающимся вне зависимости от того, деловое оно или развлекательное. Необходимо чувствовать стилистку и атмосферу события, подсказать клиенту выбор блюд и напитков с учетом характера мероприятия и состава гостей, подобрать оптимальные рецепты в соответствии с временем года и условиями работы на банкете. Главное в работе «за кулисами» — это слаженная команда кухни, официантов, капитанов и менеджера банкета. А для успешной продажи мероприятий необходимо разработать несколько стандартных вариантов меню с разными ценовыми предложениями завтраков, обедов, ужинов, банкетов, фуршетов, кофе-брейков для конференций, два-три предложения по алкогольным и безалкогольным напиткам. Необходимо иметь заранее сформированные пакеты предложений для разных типов мероприятий: барбекю, конференций, презентаций, юбилеев, свадеб.
Какие основные подходы в формировании меню для деловых мероприятий Вы могли бы выделить? Что пользуется спросом больше всего?
В ресторанно – гостиничном комплексе мы располагаем разнообразными конференц-пакетами. Самый недорогой предполагает чай, кофе, яблочный и апельсиновый соки, дэниши (выпечка). Как рассчитать число гостей и оптимальный объем еды? Обычно мы накрываем кофе-брейк из расчета полторы булочки-дэниша на человека, а если выпечка заканчивается, без проблем пополняем ассортимент. Сколько заказывать чая или кофе? Что более популярно? 75% людей предпочитают кофе и 25% — чай. С этой статистикой можно, конечно, поспорить, но она интернациональна и сформирована многолетней практикой. Мы ставим корзинку с разными пакетиками чая: зелеными, черным, earl grey. Естественно, молоко, сахар, сливки, лимон. Есть в нашем банкетном меню вариант «кофе-брейк де люкс» со свежими фруктами и так называемыми finger sandwiches — маленькими бутербродиками на один кус.
Конференция, скажем, началась в десять утра. В 13 часов пора делать перерыв на ланч. Если заседают менее 20 человек, мы можем подать так называемый «комплексный обед» на точное число персон: салат, суп, горячее блюдо, десерт, чай-кофе. А если в переговорах или конференции участвуют более 50 человек, рекомендуем клиентам заказать «шведский стол», он более разнообразен.
В банкетном портфолио, разработанном шеф-поваром, 15 вариантов меню для «шведского стола» — это предложения разных ценовых категорий. Тонкостей в этом вопросе предостаточно. Вегетарианцы, раз. Для них в меню рыба, овощи. Лето и зима — совершенно разные сезоны. Зимой не предложишь окрошку, а летом — холодец. Шутка, в которой есть доля правды. Стандартный конференц-буфет может состоять из 12 салатов, одного вида супа, рыбы, мяса, двух гарниров, овощей, четырех видов десертов. Важно учесть, что российские и зарубежные гости имеют разные предпочтения. Иностранцы больше любят фиксированный обед/ужин из пяти–шести блюд, подаваемых шаг за шагом. А наши соотечественники предпочитают «шведский стол» или закуски, расставленные на столе с начала трапезы.
У фуршета тоже свои особенности. Некоторые люди более комфортно чувствуют себя на подобном мероприятии, можно беспрепятственно ходить по залу, общаться, выбирать желаемые блюда, прийти позже всех и уйти, по-английски не прощаясь. Некоторые банкетные менеджеры полагают, что для русских гостей надо рассчитывать по 10–12 канапе на человека, а для иностранцев — по 6–8, но это вопрос спорный, все зависит от аппетита. По нашим наблюдениям, русские не едят больше, они больше накладывают в свою тарелку. Фуршет удобен для приглашенной публики, он проще для обслуживания официантами, но употребляется гораздо больше продуктов, чем на гала-ужине во французском стиле с рассадкой и фиксированным меню из шести блюд, подаваемых по мере потребления.
А в части работы с клиентом, на что бы Вы советовали обратить внимание и какие вещи нельзя упустить из внимания?
Важен способ декорирования ресторанного зала – это то, что создает атмосферу, настроение у гостей и персонала. Всего один штрих, и оформление зала меняется с повседневного на праздничное, ведь люди приходят на мероприятие не только поработать и перекусить, они часто ожидают и какого-то эмоционального элемента. Игра с салфетками — один из способов иногда менять «декорацию спектакля», который разыгрывается для приглашенной публики. Цвет салфетки, как она сложена и подана, — это те кусочки разноплановой мозаики, из которых у гостя складывается первое впечатление о заведении. Из моих многочисленных деловых и гастрономических путешествий последних лет я сделала вывод, что стиль дорогих парижских ресторанов — это сложенные прямоугольником салфетки (три сложения) без изысканной драпировки. Дорогие заведения, таким образом, заботятся о гигиенической стороне вопроса — гость подносит к губам салфетку, которую не скручивали и не трогали лишний раз руками, оформляя декор. Да и времени на такой способ сложения уходит меньше.
Цветы, без которыхне обходятся ни общественные презентации, ни формальные мероприятия. Длинный стол — «длинные» композиции, круглый стол (элегантный американский способ расстановки столов) предполагает букеты не выше глаз сидящих. Цветы на столах должны соответствовать случаю и не иметь слишком выразительного запаха. Сейчас модно разложить на скатерти в качестве украшения декоративные камушки, лепестки и небольшой листок с меню гала-ужина каждому гостю (если это банкет с рассадкой).
Уровень ожиданий заказчиков тоже изменился? Что в связи с этим меняется в Вашей работе?
Мы не страдаем в нехватке заказчиков, потому что для нас кейтеринг служба, это дополнительный доход. Основная наша деятельность проходит на площадке ВЕГА. Возможно, в этом мы имеем большой плюс и преимущество перед другими компаниями. Наша работа в этом плане никак не меняется. К радости.
Что можно выделить в качестве наиболее ярких тенденций в организации и обслуживании деловых мероприятий?
Общая тенденция последнего года, пожалуй, порадует моих коллег-рестораторов. Люди стали тратить больше денег на удовольствия, к коим можно отнести и гастрономические пристрастия. Сегодня торжественный ужин или свадебный обед на 10–12 персон заказывают с бюджетом, которым можно накормить полный зал. Настоящий триумф для гурманов и бальзам на душу ресторатора и шеф-повара. Приятно обслуживать тех, кто знает толк в сочетаниях вин и продуктов, угадывает едва уловимые составляющие деликатесных соусов, не спрашивает, почему перед горячим подали шербет, который он не заказывал. В почете лучшие продукты, вина, и возможности рестораторов и поставщиков способны удовлетворить самые взыскательные вкусы.
В последние годы ощущается значительный рост спроса на конгрессные услуги. В основном это крупные корпоративные мероприятия. Годовые собрания акционеров солидных фирм с последующим торжественным приемом, корпоративные праздники и официальные юбилеи компаний, тренинги, презентации тех или иных товаров с проведением пресс-конференции или мероприятия для дилеров без наших услуг не обходятся. Как правило, традиционная структура делового мероприятия с развлекательным и гастрономическим финалами складывается из нескольких составляющих: заседание, кофе-брейк, заседание, обед или вечерний фуршет. Увеличивается спрос на все виды событий, как дневные, так и вечерние. Можно отметить, что компании стали проводить больше дневных тренингов разного характера для дистрибьюторов, персонала и предпочитают совмещать их с комплексными обедами для групп.
В течение всего года как распределяется сезон активности, связанной именно с деловыми мероприятиями?
Начало сезона, это февраль – распределение бюджетов нового года. Деловые конференции, форумы стартуют именно после того, как все приходят в рабочее состояние после новогодних праздников. И так целый год. Исключением может быть лишь летний сезон, время отпусков.
Материал подготовлен при содействии CateringConsulting.ru
